KSeF a zmiany w procesie fakturowania od 2026 roku

Od 2026 roku w Polsce wejdzie w życie nowe, powszechne rozwiązanie dotyczące obiegu faktur w formie elektronicznej - Krajowy System e-Faktur (KSeF). To rewolucja nie tylko w sposobie wystawiania dokumentów sprzedaży, ale całkowita zmiana podejścia do księgowości, kontroli skarbowej i organizacji pracy w firmach. Choć system był planowany już od kilku lat, jego obligatoryjne wdrożenie przesunięto na 2026 rok. Przedsiębiorcy powinni przygotować się do tej zmiany już teraz, by nie dać się zaskoczyć w ostatniej chwili.

Czym jest KSeF i jak działa?

Krajowy System e-Faktur to narzędzie teleinformatyczne stworzone przez Ministerstwo Finansów, którego głównym celem jest ujednolicenie procesu wystawiania, odbierania i przechowywania faktur. Od 2026 roku każda faktura wystawiona przez przedsiębiorcę będzie trafiała najpierw do KSeF, a dopiero potem do kontrahenta. Faktury będą wystawiane w formacie XML zgodnym ze strukturą logiczną narzuconą przez MF.

W praktyce oznacza to, że faktura będzie istniała tylko w systemie - nie trzeba będzie jej przesyłać mailem, drukować czy archiwizować. System sam nada fakturze numer, czas oraz zapewni jej autentyczność. Ale żeby to działało, przedsiębiorca musi korzystać z odpowiedniego oprogramowania.

Obowiązkowy KSeF od 2026 roku - co się zmienia?

Dotychczas korzystanie z KSeF było dobrowolne. Przedsiębiorcy mogli testować system i poznawać jego funkcje. Od 1 lutego 2026 roku KSeF będzie obowiązkowy dla podatników o obrotach przekraczających 200 milionów złotych, a od kwietnia 2026 roku dla wszystkich czynnych podatników VAT. Oznacza to konieczność:

• integracji systemów księgowych z KSeF,
• stosowania faktur ustrukturyzowanych w formacie XML,
• zapewnienia dostępu do KSeF wszystkim pracownikom wystawiającym faktury,
• przeszkolenia zespołu w zakresie obsługi nowego systemu.

Znikną faktury w PDF, zniknie możliwość samodzielnej numeracji dokumentów, a archiwizacją zajmie się państwo.

KSeF a codzienność w firmach: korzyści i wyzwania

Zmiana nie musi oznaczać chaosu - wręcz przeciwnie. KSeF to wiele korzyści dla przedsiębiorców, zarówno pod względem organizacyjnym, jak i finansowym:

• brak konieczności archiwizowania faktur - wszystkie dokumenty są przechowywane w centralnym systemie Ministerstwa Finansów, co eliminuje potrzebę tworzenia fizycznych i cyfrowych archiwów w firmie,
• automatyczna weryfikacja kontrahentów - system natychmiastowo weryfikuje, czy kontrahent istnieje, jest czynnym podatnikiem VAT i czy jego dane są poprawne,
• szybszy zwrot VAT (do 40 dni) - dla firm rozliczających się z urzędem skarbowym to realna poprawa płynności finansowej,
• automatyzacja księgowości - dane z faktur mogą być automatycznie przetwarzane przez systemy księgowe, co oszczędza czas pracowników i zmniejsza ryzyko błędów,
• redukcja ryzyka błędów i oszustw - faktury zatwierdzane przez KSeF są trudniejsze do sfałszowania, a całość procesu zostawia cyfrowy ślad audytowy.

Ale są też wyzwania, które mogą wymagać zaangażowania zarówno finansowego, jak i organizacyjnego:

• wymóg dostosowania programów księgowych - wiele firm musi zaktualizować swoje systemy lub wymienić je na zgodne z KSeF,
• nauka nowego formatu dokumentu - faktura ustrukturyzowana w formacie XML różni się od tradycyjnego PDF i wymaga znajomości nowych zasad,
• przejściowe problemy techniczne i wdrożeniowe - początkowe integracje mogą być źródłem błędów lub opóźnień, szczególnie bez wsparcia IT.

W tym kontekście pomocny będzie program do faktur z KSeF, który wspiera MŚP w automatyzacji fakturowania i jest już w pełni gotowy do pracy w nowym systemie. Dzięki niemu firmy mogą nie tylko spełnić wymogi prawne, ale też zyskać realne usprawnienia w codziennej pracy.

Jak przygotować firmę na KSeF krok po kroku

Dla firm z Poznania i okolic proponujemy konkretny plan działania, który pozwoli nie tylko dostosować się do nowych przepisów, ale także zyskać przewagę konkurencyjną dzięki wcześniejszemu wdrożeniu KSeF:

1. Audyt obecnego systemu fakturowania - warto sprawdzić, czy używany program umożliwia integrację z KSeF, a jeśli nie, to czy można go rozbudować lub zastąpić nowocześniejszym rozwiązaniem.
2. Wybór odpowiedniego oprogramowania - najlepiej wybrać narzędzie sprawdzone i gotowe do pracy z KSEF (np. Faktura.pl) który oferuje pełną zgodność z systemem, intuicyjny interfejs i wsparcie techniczne.
3. Przeszkolenie zespołu - nawet jednoosobowa działalność powinna zapoznać się z nowymi zasadami. Warto zorganizować krótkie szkolenie wewnętrzne lub skorzystać z dostępnych webinarów i materiałów edukacyjnych.
4. Testowanie i wdrożenie - warto przeprowadzić próbne wystawienie faktury przez KSeF z dużym wyprzedzeniem. Umożliwia to wykrycie potencjalnych błędów i ich spokojne skorygowanie jeszcze przed obowiązkowym terminem.
5. Stały kontakt z księgowym lub biurem rachunkowym - specjaliści będą na bieżąco z interpretacjami przepisów, zmianami w strukturze XML i technicznymi aspektami integracji. Ich wiedza pozwoli uniknąć błędów, które mogą skutkować sankcjami podatkowymi lub opóźnieniami w płatnościach.

Co dalej z KSeF?

Reforma, jaką niesie za sobą KSeF to krok milowy w cyfryzacji polskiej gospodarki. Choć niesie wyzwania, to daje też ogromne szanse na uproszczenie rozliczeń, przyspieszenie przepływu pieniędzy i eliminację nadużyć.

Nie warto czekać do ostatniej chwili. KSeF nadchodzi. Bądź gotowy już dziś.