Cyfrowa księgowość w Poznaniu - KSeF i e-paragony

Polskie firmy stoją u progu dużej zmiany - wprowadzenia nowych obowiązków związanych z cyfrowymi narzędziami podatkowymi. Krajowy System e-Faktur (KSeF) oraz e-paragony mają uprościć rozliczenia i zwiększyć bezpieczeństwo obrotu gospodarczego. Dla przedsiębiorców z Poznania i regionu oznacza to konieczność dostosowania systemów księgowych i stopniową zmianę codziennych procedur.

KSeF - centralny system dla faktur

KSeF to platforma Ministerstwa Finansów, dzięki której faktury ustrukturyzowane trafiają bezpośrednio do systemu państwowego. W praktyce oznacza to obowiązek korzystania z jednolitego formatu dokumentów i nowego sposobu ich przesyłania. Choć pierwotnie planowano wcześniejsze wdrożenie, ostatecznie obowiązkowy KSeF zacznie działać 1 lutego 2026 roku. Do tego czasu przedsiębiorcy mogą korzystać z niego dobrowolnie, by oswoić się z nowym systemem.

E-paragony - krok w stronę nowoczesności

Drugą istotną zmianą są e-paragony, czyli elektroniczne wersje dowodów zakupu. Mogą być przesyłane klientom w formie cyfrowej, np. poprzez aplikację mobilną czy e-mail. Obecnie korzystanie z nich jest dobrowolne, jednak rozwój tzw. HUB-u paragonowego sprawia, że stają się coraz popularniejsze. Dla konsumentów oznacza to wygodę, a dla przedsiębiorców - konieczność aktualizacji kas fiskalnych i dostosowania procedur sprzedaży.

Jak to wpłynie na poznańskich przedsiębiorców?

W Poznaniu jest zarejestrowanych ponad 130 tys. firm - od lokalnych sklepów i usług po duże zakłady produkcyjne. Dla części z nich cyfryzacja oznacza szansę: szybszy dostęp do danych, mniej formalności, mniejsze ryzyko błędów. Inni podchodzą do zmian z rezerwą, wskazując na koszty wdrożenia nowych systemów oraz konieczność przeszkolenia pracowników.

Przykładem może być mały sklep z odzieżą, który już dziś testuje przesyłanie paragonów elektronicznych swoim klientom. Dzięki temu zyskał pozytywny odbiór ze strony kupujących i uprościł archiwizację sprzedaży, choć na początku wiązało się to z inwestycją w nowe oprogramowanie.

Jak przygotować się do zmian?

Eksperci podkreślają, że kluczem do spokojnego wejścia w nowy system jest odpowiednie przygotowanie:

• wybór oprogramowania zgodnego z KSeF,
  
• dostosowanie procedur bezpieczeństwa związanych z obiegiem dokumentów,
  
• współpraca z biurem rachunkowym, które ma doświadczenie we wdrażaniu nowych rozwiązań.
  

Na przykład iKsiegowa.pl już od dłuższego czasu przygotowuje klientów do zmian, koncentrując się na integracji z KSeF i wdrażaniu procedur związanych z e-fakturowaniem. Dzięki temu przedsiębiorcy korzystający z platformy mają pewność, że ich dokumenty są zgodne z nowymi wymaganiami, a wsparcie księgowych pomaga przejść przez proces cyfryzacji rozliczeń bez zakłóceń.

Poznańska perspektywa - krok w stronę innowacji

Stolica Wielkopolski, znana z dynamicznego rozwoju sektora nowych technologii, może być jednym z miast, które najszybciej dostosują się do nowych realiów. Firmy otwarte na innowacje traktują KSeF i e-paragony nie tylko jako obowiązek, ale także jako okazję do usprawnienia procesów, zwiększenia transparentności i zbudowania przewagi konkurencyjnej.

Cyfrowa rewolucja w księgowości to wyzwanie, przed którym stoją wszystkie polskie firmy - również przedsiębiorcy z Poznania i regionu. KSeF i e-paragony mają uprościć życie podatników, ale wymagają odpowiedniego przygotowania i inwestycji. Ci, którzy zaczną działać wcześniej, mogą zyskać przewagę i wejść w 2026 rok bez stresu związanego z nagłym wdrażaniem zmian.