Jeszcze lepszy system obiegu dokumentów w firmie

Efektywne zarządzanie obiegiem dokumentów w firmie to jeden z fundamentalnych obszarów budowania rynkowej przewagi przedsiębiorstwa. Jak usprawnić - nie tylko teraz, ale i w przyszłości, wdrażając elektroniczny obieg faktur, umów, wniosków i innych dokumentów, które można i warto zdigitalizować.

System obiegu dokumentów - klasyfikacja

System obiegu dokumentów w firmie to nic innego jak sposób zarządzania firmową dokumentacją. Zaliczyć można do niego takie procesy, jak obieg faktur, obieg wniosków urlopowych, obieg umów (z pracownikami, klientami, kontrahentami) itp. Procesy te dotyczą z kolei takich działań jak dekretacja, opisywanie, opisywanie, weryfikacja itp.

Zasadniczo zarządzanie dokumentami firmowymi może przebiegać w firmie na dwa sposoby i tradycyjnie lub jako elektroniczny obieg dokumentów. Wyróżnić można też model hybrydowy, który łączy oba podejścia, gdzie część dokumentacji przetwarzana jest elektronicznie, część zaś obsługiwana manualnie.

Tradycyjny obieg dokumentów w firmie

Model ten polega na manualnym przetwarzaniu dokumentów (odręczne podpisy i wypełnianie, przesyłanie od biurka do biurka itp.), archiwizowaniu ich w formie fizycznej oraz utylizacji za pomocą niszczarek. Jest żmudny, kosztowny i obarczony ryzykiem (błędów, utraty danych lub zniszczenia fizycznych egzemplarzy). Choć tradycyjny proces obiegu dokumentacji wciąż funkcjonuje w wielu firmach, to chcąc zwiększać efektywność operacyjną, przedsiębiorstwa odchodzą od niego na rzecz rozwiązań cyfrowych.

Elektroniczny system obiegu dokumentów

System elektronicznego obiegu dokumentów (pol. EOD, ang. DMS - Document Management System) to nic innego, jak zarządzanie firmową dokumentacją za pomocą dedykowanego systemu informatycznego. Wszelkie faktury, umowy czy wnioski przechowywane są w bezpiecznym cyfrowym archiwum, dzięki czemu można nimi swobodnie zarządzać i monitorować status konkretnych pozycji. Podstawowymi zaletami wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów są:

• oszczędność czasu potrzebnego na procesowanie dokumentów,
• redukcja kosztów operacyjnych,
• minimalizacja ryzyka błędów,
• sprawny przepływ informacji,
• bezpieczeństwo danych,
• efektywna współpraca w przypadku rozproszonej struktury firmy,
• skalowalność i elastyczność,
• transparentność i audytowalność.

Nowoczesne podejście do elektronicznego obiegu dokumentów

Elektroniczny obieg dokumentacji w idących z duchem czasu firmach to nic nowego. Inaczej ma się sprawa ze współczesnymi systemami EOD, których możliwości wykraczają często poza tradycyjne zarządzanie dokumentacją. Nieocenioną rolę odgrywa tu, zarządzanie obiegami z wykorzystaniem intuicyjnych i prostych w obsłudze interfejsów, elastyczna adaptacja platform do potrzeb konkretnych firm czy sektorów, czy wykorzystanie sztucznej inteligencji. W rezultacie nowoczesny system informatyczny EOD oferuje przedsiębiorstwom zdecydowanie więcej, niż tylko automatyzację procesów związanych z obiegami dokumentów.

Jednym z istotnych atutów tego typu oprogramowania jest zdolność do integracji z wdrożonymi już w firmie systemami IT, np. ERP, CRM, HR, WMS, czy inne systemy dziedzinowe. Dzięki integracjom dane mogą być płynnie synchronizowane między różnymi platformami. Eliminuje to ryzyko powielania informacji, gwarantuje ich aktualność, minimalizuje ręczną pracę związaną z uzupełnianiem formularzy.

Kolejną zaletą jest prostota obsługi. Mowa przede wszystkim o rozwiązaniach typu low-code, które umożliwiają szybką budowę nowych aplikacji biznesowych oraz ich modyfikację bez potrzeby posiadania zaawansowanej wiedzy programistycznej. To podejście pozwala firmom szybko prototypować i testować nowe rozwiązania, co przynosi nieocenioną wartość w dynamicznym środowisku biznesowym.

Równie ważnym aspektem jest bezpieczeństwo danych. Dzięki zaawansowanym mechanizmom kontroli dostępu i szyfrowania, firmy mogą mieć pewność, że ich cyfrowa dokumentacja pozostaje skutecznie chroniona przed nieautoryzowanym dostępem i potencjalnymi zagrożeniami. Współczesne platformy EOD oferują pełną zgodność z obowiązującymi regulacjami prawnymi, takimi jak RODO, co jest niezwykle istotne w kontekście zarządzania danymi osobowymi. Przy wyborze tego typu rozwiązań warto też sprawdzić, czy ich dostawcy posiadają określone procedury związane z obsługą incydentów bezpieczeństwa.

Na koniec warto dodać, że nowoczesne platformy EOD oferują zaawansowane funkcje raportowania i analizy. Dotyczy on takich działań jak m.in. śledzenie statusu faktur, umów czy wniosków w czasie rzeczywistym, szybkie identyfikowanie obszarów wymagających optymalizacji oraz podejmowanie świadomych decyzji opartych na rzeczywistych danych. Pozwala to na lepsze zarządzanie ryzykiem i minimalizację potencjalnych strat biznesowych.