Black Friday w e-commerce - jak przygotować logistykę na rekordową liczbę zamówień?

Black Friday nie jest już jednym dniem promocji. W wielu sklepach przeradza się w Black Week, a zwiększony wolumen zamówień płynnie przechodzi w sezon przedświąteczny. Dla logistyki oznacza to kilka tygodni większej presji: więcej kompletacji, paczek, etykiet i odbiorów kurierskich. Według danych Tpay sprzedaż u sprzedawców korzystających z tej bramki płatniczej 29 listopada 2024 r. była o 136% wyższa niż w pozostałych analizowanych dniach listopada i pierwszych dwóch dniach grudnia. Tpay odnotował również średnio o 53% więcej transakcji w Black Friday niż w pozostałych dniach analizowanego okresu zakupowego. To sygnał dla magazynu: kampania może zadziałać szybciej, niż operacje zdążą się dostosować.

Najpierw policz, ile zamówień naprawdę możesz obsłużyć

Prognozę sprzedaży trzeba przełożyć na możliwości operacyjne. Zamiast pytać wyłącznie "ile sprzedamy?", warto policzyć: ile zamówień na godzinę może skompletować zespół, ile paczek przygotuje jedno stanowisko i ile przesyłek przewoźnik może odebrać w ciągu dnia.

Dobrym testem jest symulacja 120-150% typowego dziennego wolumenu. Jeżeli sklep standardowo realizuje 400 zamówień, warto sprawdzić proces przy 480-600 paczkach. To nie branżowy benchmark, lecz scenariusz obciążeniowy dopasowany do własnej sprzedaży.

Warto też ustalić priorytety: zamówienia opłacone do określonej godziny, przesyłki ekspresowe i paczki z gwarantowanym terminem powinny mieć jasną kolejność obsługi.

Magazyn przygotuj, zanim kampania zacznie sprzedawać

Największe problemy w Black Week często wynikają z wąskich gardeł. Za mało miejsca na gotowe przesyłki, jedna drukarka etykiet czy kartony przechowywane daleko od stanowiska mogą spowolnić całą wysyłkę zamówień.

Przed startem promocji warto przejść fizyczną drogę paczki: pobranie produktu, kompletacja, kontrola, pakowanie, etykietowanie i odkładanie do odbioru. Każdy zbędny ruch powtarzany setki razy zamienia się w realny czas pracy.

O skali listopadowego ruchu przypominają też dane GUS. W listopadzie 2024 r. sprzedaż przez internet stanowiła 10,7% sprzedaży detalicznej ogółem w przedsiębiorstwach objętych tym badaniem.

Pakowanie paczek powinno działać jak linia procesu

W okresie szczytu nie ma czasu na każdorazowe zastanawianie się, jaki karton wybrać. Najczęstsze produkty lub grupy zamówień warto wcześniej przypisać do konkretnych opakowań i sposobów zabezpieczenia.

Pomaga prosta instrukcja przy stanowisku: produkt A - karton 1, zestaw B - karton 2, zamówienie wieloproduktowe - karton 3. Dla bestsellerów można przygotować gotowe wzorce pakowania.

Warto też mierzyć czas. Jeśli zmiana konstrukcji kartonu skraca przygotowanie jednej paczki o 15 sekund, przy 1000 przesyłek daje ponad cztery godziny pracy mniej. To przykład pokazujący, dlaczego nawet małe usprawnienia mają znaczenie w szczycie.

Kartony wysyłkowe muszą mieć własny plan zapasu

Towar może być dostępny, a wysyłka stanie, jeśli zabraknie właściwego opakowania. Dlatego kartony wysyłkowe, taśmy, etykiety i wypełniacze powinny być traktowane jak zasób operacyjny.

Przed Black Week warto policzyć dzienne zużycie najpopularniejszych formatów i ustalić poziom minimalny oraz punkt ponownego zamówienia. Zapas powinien uwzględniać prognozowany wzrost sprzedaży i czas potrzebny na uzupełnienie materiałów.

Firmy przygotowujące się do zwiększonego wolumenu mogą sprawdzić ofertę Kartony24.eu, w tym kartony wysyłkowe w różnych konstrukcjach i rozmiarach.

System magazynowy powinien pokazywać problem, zanim zobaczy go klient

WMS lub ERP pomaga kontrolować stany, lokalizacje produktów i kolejkę zamówień. W Black Friday szczególnie ważne są aktualne dane: produkt sprzedany online powinien szybko znikać ze stanu dostępnego, a brak kartonu czy towaru powinien być widoczny, zanim zatrzyma pakowanie.

Mniejszy sklep może osiągnąć część tego efektu prostszymi narzędziami: oznaczeniem lokalizacji, skanowaniem kodów, bieżącą aktualizacją stanów i listą zamówień według priorytetu.

Black Friday wygrywa się planem awaryjnym

Dobra logistyka zakłada, że coś może pójść niezgodnie z planem. Warto wcześniej ustalić, co zrobić przy dwukrotnie większej liczbie zamówień, awarii drukarki, opóźnionym odbiorze kurierskim albo wyczerpaniu jednego formatu opakowań.

Plan powinien wskazywać osoby odpowiedzialne, alternatywne stanowisko, zapasowe materiały i sposób komunikacji z klientem. Dzięki temu rekordowa sprzedaż nie zamienia się w rekordową liczbę opóźnień.

Black Week jest testem całego sklepu internetowego, ale to magazyn i wysyłka zamówień muszą dowieźć obietnicę złożoną w reklamie. Im wcześniej firma zmierzy przepustowość, przygotuje kartony i ustali procedury, tym większa szansa, że sprzedażowy rekord pozostanie sukcesem także po zakończeniu promocji.