Poznań stawia na cyfryzację. Jak lokalne MŚP radzą sobie z automatyzacją biur i magazynów?

Jeszcze niedawno w wielu poznańskich biurach rządził papier, pieczątka i kalkulator. Dziś ten świat szybko odchodzi w przeszłość - zastępują go programy do księgowości online, systemy magazynowe i automatyzacja, która oszczędza czas i pieniądze. Rewolucja technologiczna, o której mówiło się od lat, właśnie dzieje się na naszych oczach - także w Poznaniu.

Biura bez papieru

Wielu poznańskich przedsiębiorców przyznaje, że jeszcze kilka lat temu nie wyobrażało sobie prowadzenia firmy bez segregatorów pełnych dokumentów. Dziś coraz częściej sięgają po rozwiązania w chmurze - od prostych programów do wystawiania faktur po kompleksowe systemy obsługujące księgowość, kadry i płace.

Cyfryzację przyspieszają zmiany prawne, jak chociażby nadchodzący obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) od 2026 roku. - "Na początku pomyślałam: o rany, kolejne obowiązki... Ale im dłużej o tym myślę, tym bardziej widzę, że to może nam ułatwić życie. Jeśli już trzeba się przestawić, to lepiej zrobić to raz a porządnie i mieć spokój" - mówi właścicielka małej agencji reklamowej z Jeżyc.

Magazyny pod kontrolą

Automatyzacja coraz mocniej wkracza również do lokalnych sklepów i magazynów. Na Franowie czy Górczynie przedsiębiorcy korzystają już z systemów POS i oprogramowania, które automatycznie rozlicza stany magazynowe, integruje się ze sklepami internetowymi i platformami takimi jak Allegro. Dzięki temu właściciele firm mogą skupić się na sprzedaży, zamiast na ręcznym liczeniu towaru.

- "Kiedyś zamykałem sklep i jeszcze dwie godziny spędzałem na liczeniu towaru. Teraz system pokazuje mi stany w kilka sekund. To ogromna ulga" - wspomina właściciel hurtowni z Wildy.

Kadry i płace w chmurze

Również w obszarze kadr i płac zmiana jest widoczna. Coraz więcej poznańskich MŚP korzysta z programów, które automatycznie przygotowują listy płac, rozliczają składki ZUS i generują e-deklaracje. To duże ułatwienie dla mikrofirm, które nie zatrudniają pełnoetatowej księgowej.

Wśród narzędzi wybieranych przez przedsiębiorców coraz częściej pojawia się systim.pl - platforma pozwalająca w jednym miejscu prowadzić księgowość, obsługiwać podatkową książkę przychodów i rozchodów, kadry i płace oraz procesy magazynowe. Dla wielu firm to naturalny pierwszy krok w stronę pełnej automatyzacji i większej kontroli nad finansami.

Poznań na tle kraju

Według danych GUS i raportu ZPP, w 2023 roku tylko 14% MŚP w Polsce korzystało z rozwiązań chmurowych, a 13% z systemów ERP; w mikrofirmach odsetki były jeszcze niższe, poniżej 10%. Jednocześnie aż 87% polskich przedsiębiorców uważa, że cyfryzacja będzie kluczowa dla ich przyszłej rentowności - co daje Polsce drugie miejsce wśród badanych krajów europejskich, tuż za Hiszpanią.

W Poznaniu, gdzie MŚP stanowią trzon lokalnej gospodarki, cyfryzacja ma szczególne znaczenie. To właśnie małe i średnie firmy najczęściej wdrażają zmiany krok po kroku, dostosowując narzędzia do swoich realnych potrzeb.

Cyfryzacja - wyzwanie czy szansa?

Dla części przedsiębiorców cyfrowa rewolucja wiąże się z obawą przed kosztami czy trudnościami we wdrożeniu. Jednak większość szybko dostrzega korzyści: mniej papierologii, oszczędność czasu, lepsza kontrola nad finansami i magazynem.

Poznań, miasto otwarte na innowacje, staje się przykładem, że cyfryzacja nie jest zarezerwowana dla korporacji. To codzienność także małych piekarni, hurtowni czy agencji z Wildy, Grunwaldu czy Jeżyc. A im szybciej lokalne firmy wejdą w cyfrowy świat, tym łatwiej poradzą sobie w nadchodzącej rzeczywistości, w której automatyzacja i księgowość online staną się standardem.