Małe firmy stawiają na wirtualne biuro. Powód? Nie tylko finansowy

Za granicą wirtualne biura cieszą się popularnością od dawna. W ostatnich latach stały się pożądane również w Polsce. Korzystają z nich zwłaszcza małe firmy i mikroprzedsiębiorcy, którzy coraz bardziej doceniają zalety takich usług. Rozwój technologii, optymalizacja kosztów i chęć elastyczności to główne powody, ale nie jedyne. Korzyści z wirtualnego biura wykraczają daleko poza czysto finansowe aspekty.

Czym jest wirtualne biuro?

Wirtualne biuro to bardzo nowoczesne rozwiązanie, które z roku na rok rozwija się coraz bardziej. Początkowo usługi takie skupiały się na okrojonej ofercie, proponując firmom uzyskanie adresu bez wyjmowania fizycznej przestrzeni biurowej. Następnie rozwinięto to chociażby o obsługę administracyjną czy odbiór korespondencji. Obecnie wachlarz usług jest jeszcze szerszy.

Co ciekawe, wirtualne biuro wcale nie jest nowością. Mimo, że głośno na temat takich usług zrobiło się od kilku lat, swoje początki mają w latach 90. Za pierwsze wirtualne biuro uważa się The Virtual Office Inc., założone przez Ralpha Gregory'ego w 1994 roku w Stanach Zjednoczonych.

Współcześnie definicja wirtualnego biura obejmuje szeroki zakres usług, które umożliwiają firmom funkcjonowanie bez stacjonarnej siedziby.

Są to:
- Adres do korespondencji firmy bez potrzeby wynajmowania lokalu.
- Obsługa poczty (przyjmowania korespondencji, skanowanie, przesyłanie pod wskazany adres).
- Dostęp do sal konferencyjnych w różnych lokalizacjach.
- Opcjonalnie obsługa księgowa i doradztwo prawne.

Wirtualne biuro dla małych i średnich firm - jakie korzyści?

Dlaczego wirtualne biuro stało się tak atrakcyjne dla polskich przedsiębiorców? Przede wszystkim daje oszczędność kosztów. Dzieje się tak z racji braku potrzeby wynajmowania tradycyjnych przestrzeni biurowych. Nie trzeba też zatrudniać personelu do obsługi administracyjnej. Jednak jest to tylko jedna z wielu korzyści.

Przedsiębiorcy cenią sobie możliwość zdobycia prestiżowego adresu w centrum dużego miasta. To wpływa na ich wizerunek i pomaga zdobyć większe zaufanie klientów czy partnerów biznesowych.

Jest to także doskonała alternatywa dla jednoosobowych działalności, które niejednokrotnie napotykają przeszkody prawne w rejestracji firmy pod prywatnym adresem. Dzięki wirtualnym biurom możliwe jest uniknięcie tego typu problemów.

Ponadto wiele wirtualnych biur proponuje rozszerzoną ofertę. Świadczą one dodatkowe usługi jak obsługa kadrowa, a nawet wsparcie prawne. Przykładem jest wirtualne biuro https://biuro29.pl.

Wszystko to sprawia, że firmy mogą skupić się na rozwijaniu biznesu bez potrzeby poświęcania większej ilości czasu na administrację.

Wirtualne biuro - czy warto? Wady i zalety

Tak jak każde rozwiązanie, tak też wirtualne biuro ma swoje plusy i minusy. Przedsiębiorcy chwalą sobie wiele korzyści, które mają jednak przewagę nad wadami.

Zalety wirtualnego biura:
- Oszczędność kosztów - firmy płacą o wiele mniej niż przy wynajmie standardowego biura.
- Elastyczność - możliwość dostosowania pakietu usług do bieżących potrzeb.
- Lepszy wizerunek - dzięki prestiżowym adresom firmy są traktowane jako bardziej profesjonalne i zaufane.
- Skalowalność - możliwość rozszerzenia lub ograniczenia usług w miarę rozwoju firmy.
- Oszczędność czasu - wirtualne biuro zajmuje się administracją i obsługą poczty, a nawet niekiedy oferuje wsparcie księgowe i prawne.
- Bezpieczeństwo i prywatność - nie ma potrzeby rejestracji firmy pod prywatnym adresem zamieszkania.

Wady wirtualnego biura:
- Brak fizycznej obecności na miejscu - firmy nie mają stałego miejsca pracy, a więc takie rozwiązanie przydaje się przedsiębiorcom pracującym zdalnie lub mobilnie.
- Dodatkowe opłaty - rozszerzając pakiety o dodatkową obsługę, np. księgową, należy liczyć się z większym kosztem.
- Ograniczenia w budowaniu zespołu - firmy zatrudniające pracowników na miejscu, mają nieco ograniczone pole w tworzeniu zespołu w fizycznej przestrzeni.

Jak widać, zalet jest zdecydowanie więcej niż minusów. Pozostaje pytanie: czy wirtualne biuro się opłaca? To zależy, jednak dla wielu firm jest to naprawdę korzystne rozwiązanie. Warto wziąć tutaj pod uwagę specyfikę branży. Tego typu usługi szczególnie cenią sobie przedsiębiorcy działających w branży IT, agencje marketingowe, firmy konsultingowe, a także osoby pracujące zdalnie. Można zastanowić się nad wirtualnym biurem również wtedy, gdy jesteś na wczesnym etapie rozwoju. Startupy i mikroprzedsiębiorstwa mogą w ten sposób zminimalizować koszty operacyjne.