Obowiązki biura rachunkowego - Czym się zajmuje biuro rachunkowe?

Jeśli prowadzisz własną działalność gospodarczą, niezależnie od tego, czy jest to JDG, czy spółka prawa handlowego, z pewnością wiesz, ile czasu pochłania realizacja obowiązków względem fiskusa. Wypełnianie i składanie deklaracji podatkowych, rozliczanie pracowników, przygotowanie sprawozdań finansowych czy kontakt z urzędem skarbowym nie muszą jednak spoczywać na przedsiębiorcy. Coraz więcej firm decyduje się na nawiązanie współpracy z biurem rachunkowym. Jakie usługi świadczy biuro rachunkowe i w czym może Ci pomóc?

Jak korzystać z usług biura rachunkowego?

Aby zacząć korzystać z oferty biura rachunkowego, należy podpisać z nim umowę. Określa ona zakres obowiązków księgowych i pozostałych oraz cenę za świadczoną usługę. Obecnie do wykonywania usług biur rachunkowych nie jest już wymagane żadne zezwolenie ze strony państwa, dlatego może założyć je praktycznie każdy. Aby mieć pewność, że Twoje księgi rachunkowe i inne rejestry prowadzone są rzetelnie, wybieraj do współpracy sprawdzonego partnera. Zobacz, jakie usługi oferuje biuro rachunkowe MAZA w Poznaniu i sięgnij po nowoczesną, w pełni zdalną obsługę przedsiębiorców.

Kto sięga po usługi rachunkowe?

Po kluczowe usługi biura rachunkowego sięgają przede wszystkim osoby prowadzące własny biznes. Niezależnie od tego, czy prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą czy spółkę prawa handlowego, jesteś zobowiązany do realizacji obowiązków księgowych. Warto przekazać je zewnętrznemu podmiotowi, aby móc skupić się na rozwoju firmy. Choć przepisy prawa jasno stwierdzają, że odpowiedzialność za sprawy podatkowe ponosi przedsiębiorca, jest on pośrednio chroniony przed konsekwencjami ewentualnych błędów przez obowiązkowe ubezpieczenie biura rachunkowego w zakresie OC.

Podstawowy zakres obowiązków biura rachunkowego

Z reguły umowa zawarta z biurem rachunkowym obliguje je do prowadzenia ksiąg rachunkowych lub księgowości uproszczonej, w zależności od tego, według jakiego modelu przedsiębiorca ewidencjonuje zdarzenia gospodarcze. W praktyce obsług w biurze rachunkowym polega na:

• prowadzeniu księgowości na podstawie dowodów księgowych zgodnie z obowiązującymi przepisami (zarówno księgowości pełnej, jak i uproszczonej - księgi przychodów i rozchodów oraz ewidencji ryczałtu);
• ewidencjonowaniu i katalogowaniu dokumentów księgowych oraz trzymaniu ich w porządku chronologicznym;
• sporządzaniu i wysyłaniu deklaracji podatkowych w zakresie PIT, CIT i VAT;
• prowadzeniu ewidencji do celów VAT i środków trwałych;
• przygotowywaniu i weryfikacji sprawozdania finansowego;
• reprezentowaniu klienta przed urzędami podatkowymi i instytucjami administracji publicznej (np. Zakład Ubezpieczeń Społecznych, PFRON);
• przechowywanie dokumentów księgowych;
• ustalanie wyniku finansowego firmy i informowania o nim klienta.

Obsługa księgowa zajmuje się też analizą ryzyka finansowego i pomagają nim zarządzać. Zakres zadań biura rachunkowego będzie wyglądał nieco inaczej w przypadku prowadzenia przez przedsiębiorcę JDG, a spółki prawa handlowego, np. spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Wynika to, chociażby z faktu, że z reguły wszystkie spółki mają obowiązek prowadzenia pełnej księgowości oraz sporządzania i przesyłania sprawozdań finansowych. Jeśli chcesz zapewnić swojej firmie stabilność, bezpieczeństwo i rozwój, wybierz usługi księgowe MAZA w Poznaniu. Postaw na ponad 30-letnie doświadczenie w kompleksowej obsłudze rachunkowej, księgowej i płacowej przedsiębiorców.

Co jeszcze obejmują usługi księgowe?

Biura rachunkowe bardzo często uzupełniają zakres świadczonych usług o dodatkowe opcje dla przedsiębiorców. Z czym spotkasz się najczęściej?

Doradztwo podatkowe i optymalizacja podatkowa

Zakres obowiązków biura rachunkowego niekiedy może zostać rozszerzony na doradztwo podatkowe. Polega ono na zaproponowaniu zgodnych z prawem rozwiązań, które pozwolą na płacenie niższych podatków, odsunięcie momentu powstania zobowiązania podatkowego w czasie czy uzyskanie jeszcze innej korzyści.

Prawidłowe wykonywanie swoich obowiązków może obejmować w tym przypadku zidentyfikowanie i wdrożenie różnego rodzaju ulg podatkowych, pomoc ze stosowaniem estońskiego CIT czy zaproponowanie sposobów pozwalających na unikanie podwójnego opodatkowania wspólników. Wachlarz dostępnych możliwości zależy w przeważającej mierze od wybranej przez przedsiębiorcę formy organizacyjnoprawnej i wymaga analizy konkretnej sytuacji.

Usługi kadrowe i płacowe

Prowadzenie oraz rozliczanie kadr i płac jest nieocenione w każdej firmie zatrudniającej pracowników. Polega ono m.in. na:

• przygotowywaniu i archiwizacji umów o pracę oraz umów cywilnoprawnych;
• wypłacaniu wynagrodzenia na rzecz pracowników oraz rozliczaniu składek w ZUS;
• rozliczaniu urlopów, delegacji i zwolnień;
• prowadzeniu akt pracowniczych;
• wystawianiu świadectw pracy;
• kontroli aktualności badań lekarskich oraz badań w zakresie BHP.

Dzięki usługom kadrowym przedsiębiorstwo może efektywniej zarządzać swoimi pracownikami i zawsze robi to zgodnie z prawem. Warto pamiętać, że przedsiębiorcy zatrudniający co najmniej 50 osób muszą wypełnić cały szereg dodatkowych obowiązków obejmujących m.in. stworzenie regulaminu pracy i wynagradzania czy utworzenie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Również w tym może pomóc Ci biuro rachunkowe.

Wsparcie prowadzonej działalności gospodarczej

Bieżąca obsługa związana z prowadzeniem działalności gospodarczej dotyczy wszystkich aspektów biznesowych i prawnych. Począwszy od rejestracji samej firmy, przez pozyskanie dofinansowania na rozpoczęcie działalności, aż do przekształcenia podmiotowe. Wiele podmiotów gospodarczych prowadzących biznes na dużą skalę decyduje się na kompleksowe wsparcie w zakresie rachunkowości, księgowości, prawa podatkowego oraz kadr i płac. Dzięki temu otrzymują wszechstronne wsparcie w biznesie.

Obowiązki księgowej a jej odpowiedzialność. Na jakich zasadach biuro rachunkowości odpowiada za błędy?

Odpowiedzialność biura rachunkowego bazuje na art. 471 k.c. Zgodnie z tym przepisem dłużnik jest odpowiedzialny za niewykonanie lub nienależyte wykonanie ciążącego na nim zobowiązania. Aby zwiększyć bezpieczeństwo przedsiębiorców, w obowiązujących przepisach pojawia się konieczność wykupienia przez biuro rachunkowe ubezpieczenia OC. Jego minimalna wysokość została określona w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej przedsiębiorców wykonujących działalność z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych na kwotę 10 tysięcy euro w odniesieniu do jednego zdarzenia. W 2024 roku odpowiedzialność księgowego wynosi 43,434.00 zł.

Jeżeli więc chcesz, aby biuro rachunkowe zajęło się prowadzeniem ksiąg rachunkowych Twojej firmy, możesz spać bezpiecznie pod warunkiem, że Twój partner gwarantuje wykupienie sumy ubezpieczenia na poziomie odpowiadającym przewidywalnemu ryzyku operacji gospodarczych. Jak łatwo się domyśleć, dla spółki akcyjnej będzie ono znacznie wyższe niż w przypadku JDG.

Czy wirtualne biuro rachunkowe poradzi sobie z obsługą firmy?

Obecnie coraz większą popularnością cieszą się biura rachunkowe działające online. W ich przypadku wypełnianie zapisów umowy zawartej z klientem polega przede wszystkim na wykorzystaniu nowoczesnych narzędzi zapewniających sprawny i szybki oraz bezpieczny obieg dokumentów. Mogą to być różnego rodzaju technologie chmurowe, OCR-owanie dokumentów, programowalne boty RPA do automatyzacji rozliczeń czy algorytmy AI bazujące na uczeniu głębokim. Wykorzystanie odpowiednio skonfigurowanych rozwiązań pozwala na prowadzenie ksiąg rachunkowych, rachunkowości uproszczonej oraz świadczenia innych usług bez konieczności angażowania klienta.

Pamiętaj, że decydując się na współpracę zdalną z biurem rachunkowym wcale nie musisz rezygnować z żadnego elementu obsługi. Jednocześnie nie jesteś przywiązany do kontrahenta siedzibą prowadzonej działalności, którą można bez przeszkód zmienić. Wybierz profesjonalną pomoc rachunkową. Sprawdź ofertę firmy MAZA!