Rozliczanie delegacji online - sposób na szybsze rozliczanie delegacji pracowników
Jeśli pracownik na polecenie pracodawcy wykonuje swoje obowiązki zawodowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba firmy bądź poza miejscowością, w której zamieszkuje, to zgodnie z przepisami Kodeksu pracy przysługują mu środki finansowe na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Jeszcze nie tak dawno planowanie i rozliczanie delegacji odbywać musiało się ręcznie w mało intuicyjnych programach. Dziś sytuacja wygląda zupełnie inaczej. Rozliczanie delegacji wykonywane może być online za pomocą prostego w obsłudze systemu.
Jak działa system do rozliczania delegacji online?
Na rynku dostępne są różne systemy do zarządzania i rozliczania delegacji online. Przyznać jednak trzeba, że dziś dużą popularnością cieszy się rozwiązanie dostępne w serwisie https://inewi.pl/. Jest tak, ponieważ system ten jest bardzo intuicyjny i przejrzysty. Dzięki temu pracownicy działów kadrowo-płacowych nie mają żadnych problemów z jego obsługą.
Co ciekawe, system wyposażony jest również w specjalny panel służący do komunikacji między pracownikiem działu kadr, managerem a pracownikiem. Umożliwia to szybką i łatwą komunikację między osobami odpowiedzialnymi za planowanie i rozliczenie delegacji.
System umożliwiający zarządzanie i rozliczanie delegacji online opiera się przede wszystkim na elektronicznej wymianie dokumentów związanych z podróżą służbową. Aby zaplanować delegację, wystarczy otworzyć w aplikacji odpowiedni formularz i go wypełnić.
Formularz składa się z typowych zapytań związanych z podróżą służbową pracownika. Mowa tu o terminie wyjazdu i przyjazdu, docelowej lokalizacji, danych oddelegowanego pracownika, wysokości zaliczki oraz diety. Po zakończeniu delegacji pracownik działu kadr może pobrać wszystkie dokumenty związane z podróżą służbową i dokonać jej rozliczenia.
Jak zaplanować delegację?
System dostępny na stronie https://inewi.pl/Funkcje/Delegacje-Online umożliwia także bardzo łatwe planowanie delegacji. Przede wszystkim system pozwala na szybkie i skuteczne poinformowanie pracownika o planowanej delegacji. Dodatkowo możliwy jest wybór środka transportu. Mowa tu o wyborze między autem służbowym, autem prywatnym pracownika a transportem publicznym.
Pamiętać trzeba, że od wyboru konkretnego środka transportu zależeć będzie późniejszy sposób rozliczenia delegacji. System pozwala także na wcześniejsze zaplanowanie kosztów związanych z podróżą. W tym przypadku mowa jest o wypłacie pracownikowi ewentualnych zaliczek. Dodać tu trzeba, że po zaplanowaniu całej delegacji przez managera wszystkie informacje związane z podróżą służbową zostaną przesłane pracownikowi na dedykowaną aplikację.
Jakie korzyści wynikają z planowania i rozliczania delegacji online?
Zarządzanie delegacjami i rozliczanie ich online wiąże się z wieloma wymiernymi korzyściami. Po pierwsze, takie rozwiązanie daje możliwość analizy danych historycznych. Dzięki temu przedsiębiorca może w każdej chwili szybko i łatwo dokonać analizy kosztów związanych z podróżami służbowymi w jego firmie.
Po drugie, zarządzanie delegacjami online daje możliwość automatyzacji najbardziej powtarzalnych zadań. To z kolei oznacza optymalizację pracy i oszczędność czasu.
I po trzecie, ułatwia oraz przyspiesza to obieg dokumentów w firmie. Uprawnieni pracownicy mogą mieć dostęp do wszystkich dokumentów związanych z delegacjami o dowolnej porze i z dowolnego miejsca. Nie może zatem dziwić, że na takie rozwiązanie decydują się nie tylko duże, ale także średnie i małe firmy.
